こんにちは。さいさいです。
事務職の仕事を4年以上続けてきて、これまでミスが多くて一度は信用を失ってしまいましたが、転職して何とか踏ん張っています。
以前の職場の経理職では多くのミスをしてきて、ミスの怖さを味わい、ミス防止策を試行錯誤の上に編み出しました。
振込の誤りで会社に損害を出したり、上層部に伝える情報を誤ってしまうと、経営のミスにつながるのでただの事務職だと侮ってはいけませんでした。
とはいえ、度重なるミスで職場で信用を失い、社内ニートになってしまったので、人生を変えたいと思い転職しました。
新しい職場で心機一転し、今回は私が事務職でミスを減らすために工夫していることを紹介していきます。
もともと頭がポンコツなのかもしれませんが、なんとか心がけでミスを減らすことができています。
当たり前すぎて参考になりませんが、ABC(当たり前を馬鹿にせずにちゃんとやる）という言葉があるので参考にしていただければ幸いです。
ミスを減らすために心がけている基本的な取り組み
整理整頓
・整理整頓、断捨離を行い、机の上やデスクトップ、メール受信箱をすっきりさせる
・メールや情報は自分で集約しなおす。excelやメールの下書き（ドラフト）などによく使う情報をまとめなおす
・自立する道具を使って机のスペースを広くする
デスクトップや机の上が汚いと集中力が分散してしまいます。
経験上、ミスが発生するときはたいてい机の上が汚い時です。
また情報を探す時間がもったいないので整理整頓を徹底するとミスも減って、
すぐに必要な情報にアクセスすることができるのでやりましょう。
事務職を行っていると会議の資料や印刷したものがどんどん増えていきます。
よく使う数値などは頻繁に目にするメールのドラフトやexcelに集約しなおして整理するときれいに片付きます。
ファイルやペン立ては自立するタイプを選び机の上に置くと、机を広々と使えるののでおススメです。
時間の使い方
・早朝に仕事を開始して余裕を持って業務に取り組む。
・疲れてくる午後にはミスが発生しやすくなるので、一晩寝かせてから確認する。
・焦らない。締め切りギリギリに提出しない。締め切り1日前に提出する。
・簡単な作業はすぐに終わらせて、先延ばしにしない。時間がかかる業務はto doに書き出して頭の中から取り除く
・帰宅前に翌日やることをイメージしてから帰る
頭は起床後2～3時間後ごろに冴えてくると言われています。
7時に起きて9～10時から業務開始だと好調のスタートを切ることができ、
昼食を取ると消化や仕事の疲れでパフォーマンスが落ちてきます。
そして夕方以降になると集中力が維持できなくなってしまいます。
なので朝一番に重要なことを取り組み、午後以降はさほど重要でない業務に取り組みましょう。
よほど緊急な事案でない限り午後に回して、重大な事案を午前中に片付けましょう。
また数分で片付く業務はとっとと終わらせてしまい、頭の中から取られてしまうメモリを開けてしまいましょう。
それが不可能な時間を要する案件はエクセルやノートにto doを書いてしまうことでやはり脳のメモリを開けましょう。
帰宅前に翌朝すべきことをイメージしてから帰ると好調なスタートを切ることができます。
生活を改善する
・休憩して集中力を取り戻す
・昼寝をしてリフレッシュして業務に向かう
・適正な睡眠時間を確保して日中ぼんやりとしないようにする
・食事量を少なくしてエネルギーを消化に取られないようにする
・糖質を控えて、血糖値が上昇しないような食生活を心がける
・コーヒーを飲みすぎない
・週に2度以上有酸素運動をして脳機能を向上させる
整理整頓、時間の使い方の次は生活行動について紹介します。
睡眠や運動、食生活の重要性は耳にたこができるぐらい聞くと思いますが、やはり大切です。
適性な睡眠時間は人によって変わるので、1週間ほどレコーディング（記録）してみてパフォーマンスがいい睡眠時間を維持できるようにしましょう。
自分の場合は7時間30分ほどがストレスがなく、集中力が続きます。
資格勉強やブログに時間を割きたいので6時間が理想ですが集中力が途切れたり、メンタル面で不調になりやすくなるので、曜日によって睡眠時間を調整しています。
糖分やコーヒーは集中力維持にいいと聞きますが、バランスが大事で、取りすぎると逆効果になってくるので注意が必要です。
糖質を控えることで、血糖値上昇によるイライラや集中力低下が抑制されるので仕事がはかどります。
糖質を控える食生活としては玄米食やおやつとしてはナッツやゆで卵がおすすめです。
また、天然のはちみつやくだもの、黒糖を活用することで糖質を抑える効果があります。
白米や白砂糖などの精製品よりも天然に近い素材を摂取しましょう。
ダブル・トリプルチェックの徹底
・チェックリストを作る。
・上司や同僚に確認してもらう。他人の目を活用する
・excelやword、メールなどは印刷して誤字脱字がないか、モニターだけでなく、紙でも確認する
・色ペンでミスがないかチェックする、指でなぞりながら印刷物を確認する
・提出前に再度じっくりと確認する。最低3回は見返す
・時間をおいて読み返す
・メールの送信や発言、行動前にもう一度確認する
上司に提出する前やメール送信前に、ミスがあるはずだと考えて見直してみましょう。
自分を過信せず、どこかにミスがあるはずだと考えて冷静に見返してみましょう。
モニターだとミス発見ができない可能性があります。
excel作業の場合、数式が他のところに波及している可能性があります。
罫線なども印刷してみておかしいことに気づくこともあります。
3回ほど見返したり、上司や同僚の方、印刷して読み返すなど視点を変えてみたりしてみるとミスが激減するでしょう。
その他集中力アップ、維持の方など
・excel、付箋、ノートにto do・タスクを書き出す
・情報はなるべく一か所にまとめる
・雑音は耳栓等でシャットアウトして、集中しやすくする
・急な中断が入るときは、付箋に書き出して仕事を中断させる
・ITの力を借りてミスを減らす。反復作業は自動化させる。
・ミスしたら業務日報やミスノートを書いて次に生かす。
・何度か活用するメールや資料はテンプレート（ひな形）を作り、変更する可能性があるところは赤文字等で強調
・砂時計やキッチンタイマーを活用して締め切り効果を発揮させる
最後に、ミスを減らすために集中力を向上させたり、タスク漏れを減らす方法などを書いていきます。
入力ミスをしょっちゅうしていましたが、ITの時代なのでマクロを組んで単調作業をなくしてしまったり、
自動署名や変換登録機能を活用してしまいましょう。
毎月送るメールやなんどか使う資料はひな形を作ってしまい、変更点を赤字で強調させておくことでスピード化とミス防止に貢献します。
また時間制限を作り出すことで集中力を発揮することができます。
個人的に砂時計を机に出しておくと、珍しさから会話のネタになりますし、音も出ないので迷惑にならずにおススメです。
またオフィスは意外と周囲の人の雑音が発生します。
まったく気にならないかもしれませんが、話し声が大きい人やPC入力音など気になる方は耳栓をすることも一つのご提案です。
私はたまに片耳だけつけて仕事をしています(笑)
ノイズキャンセリングのデジタル耳栓もあります。
最後に
これまでミスだらけでしたが、試行錯誤の上にミスが減っていきました。
コミュニケーション力を高めて、確認業務を行うことを徹底すればさらにミスがなくなると考えています。
雑談上手になれば、うっとうしがられずに確認業務を行えるので、今後の課題です。
最後に読みやすくてミス防止のアイデアが乗っている本を紹介します。
割と上に紹介したこととかぶりますが、参考に読まれてみてはいかがでしょうか。
以上読んでいただきありがとうございました！
